ניהול תכנים

 

בפוסט של היום אענה על מגוון שאלות הנוגעות לניהול תכנים במקום העבודה

1. כיצד מסייע OCR לטיפול בדואר נכנס מודפס?

טכנולוגיית ה-OCR מאפשרת המרה אוטומטית של טקסט מתמונות או מסמכים מודפסים לקבצים דיגיטליים, וכך חוסכת זמן ומאפשרת חיפוש ועריכה של התכנים בצורה נוחה ויעילה. כשה-OCR מוטמע בתהליך הטיפול בדואר נכנס מודפס, הארגון נהנה ממגוון יתרונות: העבודה הופכת ליותר יעילה, כי אין צורך בהקלדה ידנית – ההמרה האוטומטית של התוכן המודפס לדיגיטלי עושה זאת במקום. בנוסף, הסיכון לשגיאות הקלדה מצטמצם משמעותית, מה שמבטיח שהמידע נשמר בצורה מדויקת ואמינה. יתר על כן, קל יותר לחפש ולשתף את המידע, מה שתורם להנגשת המידע במהירות וביעילות. בכל הדרכים האלה היא מסייעת לטיפול בדואר נכנס מודפס.

 2.  מדוע חשוב לשלב מסמכים חתומים דיגיטאלית ב Work Flows -?

שילוב מסמכים חתומים דיגיטלית ב-Work Flows חשוב מכמה סיבות משמעותיות. ראשית, חתימה דיגיטלית מוסיפה אלמנט של אבטחה למסמכים בכך שהיא מבטיחה שהמסמך לא שונה מאז שנחתם, מה שמגביר את  האותנטיות והאמינות של המסמכים. מסמכים חתומים דיגיטלית מאפשרים לזהות את החותם ולהבטיח שהחתימה היא אכן שלו. יתרון נוסף הוא שאין צורך להדפיס, לחתום ידנית ולסרוק בחזרה למערכת. כל התהליך מתבצע בצורה דיגיטלית, מה שחוסך זמן ומשאבים ומפחית את הסיכון לשגיאות אנוש. כמו כן, שילוב של מסמכים חתומים דיגיטלית בזרימות עבודה משפר את הנגישות והשקיפות בתהליך. כל שינוי או חתימה נרשמים באופן אוטומטי במערכת, מה שמקל על מעקב ובקרה. מדובר בשיפור משמעותי באמינות וביעילות של תהליכי עבודה בארגון.

 3. מה החשיבות של הגירת תכנים?

הגירת תכנים היא תהליך שבו מעבירים מידע, נתונים ומסמכים ממערכת אחת למערכת אחרת. לדוגמה, כאשר ארגון מחליף מערכת ישנה ולא יעילה במערכת חדשה ומשוכללת יותר, המידע הקיים מועבר מהמערכת הישנה לחדשה. למרות שהתהליך נשמע בעיקרו טכני להגירת תכנים יש מרכיב חשוב בניהול המידע בארגון. אפרט מספר סיבות לחשיבות הגירת תכנים- ראשית, שמירת ההיסטוריה הארגונית. התכנים שנצברו לאורך השנים כוללים מידע חשוב על תהליכים, לקוחות והיסטוריה עסקית. שמירה על מידע זה חיונית להבנת ההקשר ולביצוע החלטות מושכלות. שנית, הגירת תכנים מבטיחה שכל המידע נשאר עדכני ונגיש למשתמשים, כך שכל חברי הארגון יכולים לגשת למידע חשוב בצורה מהירה ויעילה. בנוסף, הגירה מוצלחת מאפשרת תהליכי עבודה חלקים ויעילים יותר, כי כל המידע מרוכז ונגיש במערכת ניהול תכנים מתקדמת, מה שמקל על ביצוע משימות יומיומיות ומפחית את הזמן הדרוש לאיתור מידע.

4. שילוב אימיילים במערכת ניהול התכנים הארגונית

בארגון מסוים הוחלט לצרף אימיילים למערכת ניהול התכנים הארגונית.

a.     האם לשמור את הצרופות בלבד או את כל המייל?

שמירת כל המייל עם הצרופות מספקת הקשר חשוב ומבטיחה שהמידע המקורי נשמר בשלמותו. כאשר שומרים רק את הצרופות, עלולים לאבד מידע חשוב שנמצא בגוף המייל, כמו הסברים, הנחיות או הקשר כללי. שמירת כל המייל מאפשרת לעקוב אחרי התכתבות מלאה, להבין את ההקשר של הצרופות ולשמור על שקיפות. בנוסף, שמירת כל המייל יכולה לסייע במקרים של מחלוקות או צורך בבירור נוסף, כאשר יש צורך להבין את כל ההקשר של ההתכתבות.

b.     מי אחראי בארגון לשמירת המייל במערכת?

לפי דעתי הגיוני שמי שיהיו אחראיים על שמירת המייל במערכת  הן המחלקה האחראית על ניהול התכנים או מערכות המידע תיקח על עצמה את האחריות הזו. מחלקות אלו מתמחות בניהול ואבטחת מידע, והן יכולות להבטיח שהמיילים נשמרים בצורה נכונה ומאובטחת. בנוסף, הן יכולות להגדיר נהלים ברורים לשמירת המיילים ולוודא שהמידע נגיש למי שצריך אותו בצורה יעילה ומאובטחת.

 5. בחירת מערכת ניהול תכנים לארגון

הארגון עבורו אני נדרשת לבחור מערכת ניהול תכנים מונה כ-1,000 עובדים ופועל בחמישה אתרים, לכן ישנם כמה דברים שיש לקחת בחשבון. ראשית, בשל גודל הארגון הגדול וכמות האתרים המרובה יש לבחור מערכת שיכולה להתמודד עם כמות גדולה של משתמשים ומידע, ולאפשר שיתוף פעולה חלק בין האתרים השונים. מערכת כזו צריכה להיות גמישה ולהתאים לתהליכי העבודה של הארגון, כמו כן לאפשר גיבוי ושחזור. ישנה גם חשיבות בתמיכה באינטגרציה חלקה עם כלים קיימים נוספים בארגון. בהתאם לשיקולים אלו המערכת עלייה אני בוחרת להמליץ היא    share point של מיקרוסופט מכיוון שזוהי מערכת ניהול תכנים גמישה שמאפשרת ליצור ספריות מסמכים מותאמות אישית, בהתאם לתהליכי העבודה וצרכי הארגון. כמו כן, היא מאפשרת שיתוף פעולה בין צוותים ואנשים שונים בארגון, גם במקרים בהם הם ישובים באתרים שונים, ותומכת בעבודה מרחוק ובשיתוף פעולה בזמן אמת על מסמכים ופרויקטים. בנוסף, share point משתלבת באופן טבעי עם חבילת   office 365 וכלים נוספים של מיקרוסופט כמו teams ו-outlook,  אלו כלים שארגונים רבים נוטים לעבוד איתם וקיימים להם תמיכה טכנית רחבה וקהילת משתמשים פעילה מספקות מענה לכל שאלה או בעיה שעלולה להתעורר.