המשכיות ידע
בפוסט זה אתאר בעיה ופתרונות מומלצים
שהקשר של המשכיות ושימור ידע בארגון על סמך המאמר The Process of Knowledge Continuity Ensuring
מאת Urbancova Han
המשכיות ידע בארגונים היא סוגיה מרכזית
וקריטית בעולם העבודה המודרני, שבו הידע מהווה את הנכס החשוב ביותר של ארגונים.
הידע הארגוני, שכולל מיומנויות, שיטות עבודה, ותובנות מעשיות, מהווה בסיס מהותי ליכולת
עבודה נכונה וליכולת התחרותיות של הארגון. הבעיה שמוצגת במאמר מדברת על אובדן ידע
קריטי שנגרם בעת שינויים בכוח העבודה הנובעים לדוגמה מעזיבה, פרישה או מעבר של עובדים
קיימים לתפקידים אחרים והיא מהווה איום משמעותי לעבודה התקינה של הארגון. בעיה זו
חמורה במיוחד כשמדובר בידע מובלע (Tacit Knowledge) – ידע אישי שאינו
מתועד, כמו ניסיון מעשי ואינטואיציה מקצועית, שקשה להעבירו לעובדים אחרים. במקרים
רבים, אובדן ידע כזה מוביל לעיכובים בתהליכי עבודה, טעויות תפעוליות, עלייה
בעלויות ההכשרה של עובדים חדשים וירידה בפריון יעילות. מעבר לכך, במקרים שבהם לא
קיימים פרופילי ידע (Knowledge
Profiles) מסודרים, הכוללים תיעוד של המיומנויות
והידע החיוני לתפקידים מסוימים, הסיכון לאובדן מוחלט של הידע גדל משמעותית. במאמר
מתוארים גם גורמים נוספים שצפויים להחריף ולהחמיר עוד יותר את הבעיה. היעדר תרבות
ארגונית המעודדת שיתוף ידע, חוסר אמון בין עובדים, והיעדר מנגנונים פורמליים
לשימור והעברת ידע מגבירים את הסיכוי שהידע ילך לאיבוד. בנוסף, לעיתים קרובות
ארגונים נוטים להתמקד במשימות תפעוליות ולא משקיעים די בניהול משאב הידע, מה
שמותיר אותם פגיעים בעת עזיבת עובדים קריטיים ש"מחזיקים" את הידע הנחוץ
אצלם ללא תיעוד מתאים.
אז איך בעצם ניתן להתמודד עם הקושי
המוצג בבעיה זו? במאמר דן ומציג 3 המלצות תהליכים שצריך לשפר בשביל להבטיח המשכיות של ידע בארגונים. התהליך הראשון
הוא אבחון ידע (Knowledge
Audit). מה שכולל מיפוי שיטתי של הידע בארגון,
זיהוי העובדים המחזיקים בידע קריטי, ותיעוד הידע בצורה שיטתית, מובנית ומסודרת. באמצעות
יצירת תהליך זה אפשר ליצור "פרופילי ידע "לכל עובד בתפקיד מרכזי, ליצור
תיעוד של המיומנויות והידע החיוניים להצלחת הארגון. פרופילים אלה אינם מתמקדים רק
בידע המפורש, אלא גם כוללים ניסיון, חוכמת חיים והיבטים פרקטיים מעשיים של ידע, שחיוניים להעברת הידע לדור הבא
של העובדים.
התהליך השני הוא תהליך שיטתי להעברת
ידע המאמר ממליץ על שילוב של שיטות, וביניהן מפגשים אישיים, סדנאות העשרה, וסרטוני
הדרכה, ככלים להעברת ידע בין דורות עובדים. שיטות אלו נמצאו יעילות במיוחד כאשר
מדובר בידע מובלע (כלומר ידע שאינו ידע מפורש), אותו קשה להעביר בדרכים טכנולוגיות
בלבד. חשוב להתאים את העברת הידע לפי מבנה הארגוני ולצרכי העובדים, ובשביל זה ניתן
להיעזר במחלקות משאבי אנוש או בניהול פרויקטים.
התהליך השלישי הוא תמיכה ניהולית
ומדידה מתמשכת. יש לגייס תמיכה של ההנהלה הבכירה בתהליך זהו שלב מהותי וקריטי
להצלחת המשכיות הידע גם במהלך תהליך בנייתו וגם לאחר מכן באופן שוטף. על מנת ליצור
תרבות של שיתוף ידע ולהדגיש את הכרת הערך של שיתוף הידע בארגון. המאמר מדגיש את
הצורך בקביעת מדדים (KPIs)
שיבחנו את הצלחת התהליך, כגון ירידה בזמן ההכשרה של עובדים חדשים, שיפור ביצועים
וצמצום טעויות. בנוסף, מומלץ להטמיע תמריצים לעובדים שמעבירים ידע, ולהכיר גם
במאמציהם של העובדים המקבלים את הידע, כדי לחזק את מחויבותם לתהליך.
מעבר לשלושת התהליכים הנדרשים לפתרון
הבעיה , הארגון נדרש לבנות תרבות ארגונית שתומכת בשיתוף ידע כערך חשוב ומהותי .
תרבות כזו כוללת בניית אמון בין עובדים, עידוד שיתוף פעולה, והפיכת הידע למשאב
נגיש. לטווח הארוך, ניהול המשכיות ידע תורם לשימור זיכרון הארגון, מגביר את
היציבות הארגונית, ומבטיח שמירה על יתרון תחרותי גם בעת שינויים בכוח האדם.
מקור סיכום המאמר –
שם המאמר: The Process of Knowledge Continuity Ensuring
קישור: https://www.cjournal.cz/index.php?hid=clanek&cid=94
תגובות
הוסף רשומת תגובה